Kuinka Siirtää Vastuu Tehokkaasti

2023 Kirjoittaja: Susan Creighton | [email protected]. Viimeksi muokattu: 2023-08-25 03:47

Johtajana sinulla on lukemattomia velvollisuuksia, jotka saattavat olla toisinaan ylivoimaisia, mutta siksi sinulla on joukkue. Sinun ei tarvitse tehdä kaikkea itse. Monet uudet johtajat kamppailevat tämän siirtymävaiheen kanssa tunteen, että heidän on silti suoritettava kaikki pienet tehtävät tehtäväluettelossaan. Jotta kuitenkin voisit toimia tehokkaana johtajana, on tärkeää oppia delegoinnin taito.

Riippumatta siitä, onko sinut juuri ylennetty tai olet johtanut joukkuetta jo jonkin aikaa, sinun tulee ymmärtää, että tehokas delegointi on hyvä sekä joukkueesi tuottavuudelle että sinun itsellesi ja voi jopa auttaa ryhmääsi oppimaan uusia taitoja luomalla luottamukulttuurin..

Mikä on delegointi?

Delegointi tapahtuu, kun johtajat käyttävät valtuuksiaan osoittaakseen vastuun muille työpaikallaan, kuten heidän suorille raporteilleen tai työtovereilleen. Tehtävien siirtäminen on tärkeää, koska vastuussa oleva korkeamman tason strateginen suunnittelu vie aikaa ja energiaa. Sinulla ei ole kumpaakaan näistä, jos olet kiinnostunut kiireisistä töistä.

Kuvittele esimerkiksi, että olet markkinointijohtaja, joka valvoo sähköpostikampanjaa asiakasryhmälle. Ennen kuin kampanja voi alkaa, sen sisältö on kirjoitettava, grafiikat on suunniteltava ja sähköpostiluettelo on koottava. Sitten kampanja on lisättävä sähköpostimarkkinointiohjelmistoon, kuten iContact tai Mailchimp. Kun siirtää tehtäviä tälle kampanjalle, hyvän esimiehen on lähetettävä yksityiskohtaiset ohjeet sähköpostitse tai valtuutustyökalulla. Muista sisällyttää visio ja tavoitteet ohjeisiin. Tässä esimerkissä seuraavat henkilöt ovat täydellisiä auttamaan kampanjassa:

• Graafinen suunnittelija: Suunnittelee kuvia elää sähköpostisisällön rinnalla
• Copywriteer: kirjoittaa ja muokkaa sisältöä, aihekentti mukaan lukien
• Markkinoinnin asiantuntija: Vedä sähköpostiluettelo lähteestä, kuten Salesforce tai eri asiakkuudenhallintatyökalu (CRM)

Kun jokainen ryhmäsi jäsen on suorittanut tehtävänsä, heidän tulee lähettää se sinulle tarkistettavaksi. Tämän jälkeen laitat kaikki palat yhteen ja ajoitat sähköposti-kampanjan käyttöönottoa varten.

3 delegoinnin elementtiä

Vastuun siirtämisessä on kolme pääasiallista näkökohtaa, jotka tunnetaan delegoinnin osina:

1. Viranomainen: Tämä tarkoittaa johtajan oikeutta ohjata työntekijöitä suorittamaan tiettyjä tehtäviä heidän tiiminsä kuuluvuusalueella. Tämä tarkoittaa, että johtajalla on valta alaisensa suhteen. Ennen tehtävien osoittamista johtajien on käytettävä valtuuksiaan arvioida alaistensa taitoja ja olla tietoisia siitä, että toisinaan alaiset vaativat koulutusta. Viranomaishahmona sinun on myös toimittava johtajan tavoin ja vältettävä mikrotutkimusta.
2. Vastuullisuus: Tämä on alaisen velvollisuus suorittaa heille osoitetut tehtävät onnistuneesti. Johtotunnushahmo välittää tietyn luottamustason alaiselleen tehtävien suorittamiseksi tehokkaasti.
3. Vastuullisuus: Onnistuneen siirtämisen kannalta alaisten on oltava vastuussa tehtävistä, jotka heille on osoitettu. Apuhenkilöiden on joko delegointityökalun avulla tai ilman sitä toimitettava johtajille päivitykset työnkulustaan. Johtajan on myös oltava vastuussa tarjoamastaan suunnasta; Jos ohjeet eivät ole selkeitä, johtajat eivät voi odottaa alaisten menestyvän.

Mitä johtajien on tehtävä siirtäessään tehtäviä

1. Käytä delegointityökaluja

Työntekijöiden hallinnan helpottamiseksi ja määräaikojen seuraamiseksi ilman mikromenetelmää voit käyttää projektinhallintaohjelmistoja tehokkaaseen siirtoon. Muutama tällainen ohjelma on Asana, Basecamp ja Trello.

2. Hallitse ydinvaltuuskunnan taidot

Siirrettäessä sinun on oltava selkeästi odotuksiesi ja näkemyksesi kanssa käsillä olevista tehtävistä. Hyvä, selkeä ja selkeät ohjeet sisältävä viestintä on pitkä matka. Kun lähetät valtuuskunnan sähköpostiviestejä, kokeile käyttää toimintakehotusta aihealueellasi (kuten "Tarvitsetko uutiskirjeitä oikolukujen tarkistamiseen"). Aseta sähköpostiviestissäsi odotukset, mukaan lukien määräaika. Erinomaisen viestinnän ja selkeiden odotusten lisäksi arvokkaisiin valtuuskuntotaidoihin kuuluu myös tuen tarjoaminen ja seuranta. Kerro aina joukkueellesi, kun he tekevät hyvää työtä, ja kiitä heitä.

3. Opettaa

Et voi aina olettaa, että alaiset tietävät jotain tai osaavat selvittää sen. Sinun tehtäväsi viranomaishahmona on opettaa työntekijöillesi uusia taitoja. Mitä enemmän työntekijät tietävät, sitä enemmän he voivat poistaa levyn myöhemmin.

3 tyyppisiä tehtäviä, jotka sinun pitäisi siirtää

1. Tylsät tehtävät, jotka eivät vaikuta kasvuun

Kaikki mitä te ja tiimisi jäsenet teette, on tärkeää liiketoiminnan yleiselle toiminnalle. Toimitusostokset, tietojen syöttäminen, tiedostojen järjestäminen, toimistotyöt ja muut hallinnolliset tehtävät eivät kuitenkaan ole sitä, mikä kasvattaa yritystäsi. Nämä ovat tyypillisesti yksinkertaisia tehtäviä, jotka eivät vaadi paljon kokemusta, ja vaikka voit suorittaa ne helposti itse, säästät aikaa siirtämällä ne työntekijöillesi.

"Osa työstäni esimiehenä on varmistaa, että työmäärät jakautuvat tasaisesti tulosten aikaansaamiseksi ajoissa", sanoi varatoimitusjohtajan sijainen Dan Westmoreland. "Nro 1 valtuuskunnan virheen johtajat tekevät ei siirrä riittävästi."

Hän lisäsi, että tämä ei kuitenkaan koske monimutkaisempia, rooliherkkyytehtäviä, kuten uusien kykyjen palkkaamista tai talousasioiden valvontaa. Valtuuskunnan avulla säästät aikaasi näiden vastuiden hoitamiseen.

"Pidä aina iso kuva mielessä päättäessäsi, mitkä tehtävät siirretään tiimillesi", sanoi iLoveKickboxingin toimitusjohtaja Michael Parrella. "Tehtävät, jotka vaativat suuren osan ajasta, voivat häiritä sinua tekemästä asioita, joita voit tehdä vain kasvattaaksesi yritystäsi."

2. Tehtävät, jotka poistavat intohimon

Kun olit alemmalla tasolla kuin nyt, sinulla todennäköisesti oli tiettyjä tehtäviä, joita et ollut motivoitunut tekemään. Koska olet maksanut maksusi, voit nyt odottaa joukkueesi ottavan samat tehtävät.

"Visionäärinä, minun tehtäväni on pysyä intohimoisena ja ohjata intohimo joukkueelle", Parrella sanoi. "Vihaan tekemäni asiat haittaavat sitä jännitystä, joka vaikuttaa sekä ihmisiin että liiketoiminnan lopputulokseen."

Et kuitenkaan myöskään halua, että työntekijäsi tuntevat itsensä tyhjentyneiksi. Vaikka voit siirtää osan näistä tehtävistä henkilöstöllesi henkisen ja emotionaalisen rasituksen lievittämiseksi, varmista, että et vain siirrä stressiä heille.

"Jos et ole varma, kenelle tehtävä siirretään, esitä tehtävä työtovereidesi ryhmälle ja kysy avoimesti, kuka ehkä olisi paras käsittelemään sitä", Westmoreland sanoi. Eri työntekijöillä on erilaiset intressit; mikä vaatii yhdelle henkilölle, voi olla kävely puistossa toiselle.

3. Tehtävät, jotka joku muu voi tehdä paremmin kuin sinä

Johtajana oleminen ei automaattisesti tee sinusta oikeaa henkilöä projektiin. Henkilöstölläsi on omat kykynsä, joista osa voi täyttää aukot, joten sinun on oltava riittävän nöyrä nähdäksesi ja myöntää, että joku muu sopii paremmin tehtävään kuin sinä olet.

"Sinun tehtäväsi managerina on kehittää ihmisiä", Westmoreland sanoi. "Delegointi on tapa, jolla voit tuoda esiin parhaat puolet ihmisissäsi, jotka sinulla on. Jokaisella työntekijällä on oma ainutlaatuinen osaamisjoukonsa, persoonallisuutensa ja vahvuutensa. Ainutlaatuisten työskentelevien persoonallisuuksien hyvä hyödyntäminen lisää yleistä tehokkuutta ja ihmiset erinomainen työssä, jota he nauttivat tekemisestä."

Siirtäminen voi olla vaikeaa johtajille ja yritysomistajille, mutta se on välttämätöntä tuottavuuden kannalta. Johtajana et voi tehdä kaikkea itse. Sen sijaan oppia nojaamaan joukkueeseesi ja luottamaan heihin työn saamiseksi. Seurauksena on, että yrityksesi voi saavuttaa paljon enemmän estämättä sinua.