Kuinka Avoimen Lähdekoodin Dokumenttien Hallinta Voi Toimia Pk-yrityksille

2023 Kirjoittaja: Susan Creighton | [email protected]. Viimeksi muokattu: 2023-08-25 03:47

• Avoimen lähdekoodin ohjelmistot antavat yrityksille joustavuuden rakentaa asiakirjojen hallintaratkaisu, joka toimii parhaiten heidän erityistarpeitaan varten.
• Turvallisuustietoisten organisaatioiden on ehkä rakennettava omat protokollansa.
• Avoimen lähdekoodin järjestelmät voivat luoda mahdollisuuden testata ajaa ohjelmia ennen patentoidun ratkaisun ostamista.
• Keskity käyttäjille parhaimpiin ratkaisuihin ja tehosta yhteistyötä.

Asiakirjanhallinta on järjestelmä organisaation kannalta välttämättömien tietojen tallentamiseksi. Dokumenttien vanhat paperiversiot voidaan skannata ja sitten ladata suoraan asiakirjojen hallintajärjestelmään, missä se on kaikille turvallisesti saatavana digitaalisessa muodossa.

Monien järjestelmien avulla käyttäjät voivat syöttää metatietoja ja tunnisteita, joita voidaan käyttää tiedostojen järjestämiseen. Muut työkalut voivat sisältää hakuominaisuuden, joten ryhmän jäsenet viettävät vähemmän aikaa tiettyjen asiakirjojen jäljittämiseen.

Asiakirjojenhallintajärjestelmän keskeinen näkökohta on työnkulku. Käyttäjien tulisi pystyä navigoimaan tiedostorakenteessa ja saavuttamaan minimaalinen kitka yhteistyössä muiden käyttäjien kanssa. Lisäksi mobiilikäyttöä tarjoava asiakirjahallintajärjestelmä varmistaa entistä paremman mukavuuden ja hyödyn yrityksille.

Niille, jotka skannaavat tiedostoja osana työnkulkua, on tärkeää varmistaa, että käyttöliittymässä on menetelmä tiedostojen lisäämiseen ja järjestämiseen. Avainsanahaun sekä tekijä- ja katseluoikeusjärjestelmän on oltava kaikki rakenteellisia.

Onko avoimen lähdekoodin ratkaisu yrityksellesi?

Avoimen lähdekoodin dokumenttien hallintaohjelmisto antaa organisaatioille pääsyn, seurannan ja jakamisen tärkeille tiedostoille. Kun järjestelmä on avoimen lähdekoodin yritys on vastuussa mukauttaa ratkaisu käyttäjille ja varmistaa, että he toteuttavat kaikki avoimen lähdekoodin yhteisön rakentamat päivitykset.

Toimittajan huomautus: Etsitkö asiakirjahallintaohjelmistoa yrityksellesi? Täytä alla oleva kyselylomake saadaksesi myyjäkumppanimme ottamaan sinuun yhteyttä tarpeitasi varten

ostajan tuki-widget

Yrityksillä on tyypillisesti yksi kahdesta tavoitteesta, jotka he haluavat saavuttaa käyttämällä avoimen lähdekoodin ratkaisua. Jotkut yritykset haluavat käyttää avoimen lähdekoodin kokeiluratkaisuna testatakseen, vastaako järjestelmä heidän tarpeitaan. Muille yrityksille se voi kuitenkin olla päämäärä.

Riippumattoman tarjoajien vertailusivuston GetVoIP.com toimitusjohtaja Reuben Yonatan kertoi, että avoimen lähdekoodin maailmasta on paljon arvoista.

"Monilla avoimen lähdekoodin tuotteilla on lisäominaisuuksia, kuten yritystason säilytystila tai isännöidyt ratkaisut", Yonatan sanoi. Omistetut järjestelmät voivat olla pienille yrityksille rahoituksellinen osa. "Monille yrityksille on hyvä sopia kokeilla ensin avoimen lähdekoodin ohjelmistoja ja sitten päivittää niitä, kun aika on oikea", lisäsi Yonatan.

Avoimen lähdekoodin dokumenttien hallinta voi olla oikea valinta organisaatiolle, joka haluaa rakentaa ja mukauttaa omaa ratkaisuaan.

Kun ohjelmisto on luotu avoimen lähdekoodin lisenssillä, ohjelmaa voidaan yleensä vapaasti käyttää, muokata tai jakaa uudelleen. Jos aktiivinen yhteisö tukee sitä, avoimen lähdekoodin ohjelmisto hyötyy säännöllisestä syöttämisestä ja muokkaamisesta, mikä parantaa tuotetta ajan myötä.

Avoimen lähdekoodin dokumenttienhallintaohjelmistojen edut

Avoimen lähdekoodin ohjelmistojen tärkein etu on joustavuus. Avoimen lähdekoodin ohjelmistojen keskeinen lähtökohta on, että niitä voidaan käyttää ja räätälöidä käyttäjien tarpeisiin. Se tukee suurta osaa siitä, mitä ohjelmistojärjestelmissä käytetään, joten yritys, joka on tyytyväinen omien ratkaisujen rakentamiseen, saattaa löytää avoimen lähdekoodin olevan paras reitti.

"Avoimen lähdekoodin avulla kuka tahansa voi parantaa edellisen sukupolven menestystä", Yonatan sanoi. Pitkällä tähtäimellä tämä jaettu tieto ja kollektiivinen työ johtaa parempiin ohjelmistoihin, joista kaikki käyttäjät voivat hyötyä.

Huomioita avoimen lähdekoodin ratkaisuista

Avoimen lähdekoodin dokumenttien hallintaratkaisu ei ehkä ole oikea valinta jokaiselle yritykselle.

Jotkin ominaisuudet voivat olla nopeammin saatavissa (vähemmän päänsärkyä) kolmannen osapuolen ratkaisuista. Organisaatioiden on myös harkittava ohjelmistotyön tekemiseen liittyviä kustannuksia ja aikaa sekä sitä, kuinka varastointiratkaisu näyttää.

Asiakirjanhallintajärjestelmät voidaan luoda paikalliseksi tai pilvipohjaiseksi järjestelmäksi. Itse isännöidyn vaihtoehdon avulla organisaatio on hallinnassa eikä luota ulkopuoliselle pilvipalveluntarjoajalle pääsyyn tai käytettävyyteen, joka on yleensä paikan päällä olevaa tallennusta.

Yrityksen on tietenkin päätettävä, kuinka ylläpitokustannukset sopivat niiden budjettiin, mistä syystä monet yritykset käyttävät pilvipohjaista järjestelmää. IT-tiimin ei tarvitse ylläpitää paikallisia palvelimia, ja varastointi hoidetaan pilven kautta. Kaikki seisokit tarkoittavat tietysti tiedostojen väliaikaista käyttöä. Tällaiset tapaukset ovat kuitenkin harvinaisia, ja jotkut organisaatiot saattavat pystyä rakentamaan hybridivaihtoehdon, joka käyttää sekä paikan päällä että pilvivarastoa.

Suurin mahdollinen haitta avoimen lähdekoodin järjestelmän käytölle on tietoturva, pilvipohjaisen sisällönhallintaratkaisun OfficeScope-liiketoiminnan kehitysjohtaja Jon Lincolnin mukaan.

Suojaus on ensiarvoisen tärkeää, ja avoimen lähdekoodin ohjelmistoilla ei välttämättä ole kaikkein tehokkaimpia ominaisuuksia.

"Koska turvallisuus on tärkeä huolenaihe monille aloille, organisaatioiden on pidettävä mielessä, että useimmat avoimen lähdekoodin dokumenttien hallintajärjestelmät eivät salaa asiakirjoja", Lincoln sanoi. "Jos noudattaminen on tärkeä huolenaihe organisaatiollesi tai teollisuudelle, avoimen lähdekoodin dokumenttien hallinta ei ole oikea valinta, koska se ei tarjoa ominaisuuksia, joita sinun on ehkä käytettävä noudattamisen osoittamiseksi."

Keskeinen huomioon otettava tekijä on ISO-sertifiointiperiaatteiden soveltaminen. Kansainvälinen standardointijärjestö julkaisee standardeja, jotka toimivat globaalina vertailukohdanna yrityksille erityisten käytäntöjen ja menettelyjen suhteen. Esimerkiksi asianmukainen dokumentaatio on avaintekijä ISO 9001: ssä.

Vaikka sertifiointi ei välttämättä ole tarpeen yrityksellesi, kun otetaan huomioon tällaisen nimeämisen saavuttamiseen tarvittava aika ja kustannukset, erityinen standardien ja menettelyjen joukko käyttöliittymän luomiseksi, jakamismahdollisuudet ja asiakirjanhallintajärjestelmän turvallisuus ovat välttämättömiä.

Tiimillesi parhaiten sopivan ratkaisun rakentamisessa on harkittava muita käytännöllisiä ominaisuuksia. Määritä esimerkiksi, onko asiakirjojen muokkaamista samanaikaisesti. Luo versionhallintajärjestelmä, jotta käyttäjät tietävät, missä versiossa he ovat, tai heillä on mahdollisuus peruuttaa muutokset. Esimerkiksi tarkastusketju sallii polun jäljittää tiedoston muokkaushistorian.

Alarivi

Avoimen lähdekoodin dokumenttien hallintajärjestelmä on tärkeä osa sitä, kuinka yritys pitää tärkeän tietonsa saatavilla ja organisoituneena kaikille tiimin jäsenille.

Avoimen lähdekoodin dokumenttien hallinta tarjoaa yrityksille monia vaihtoehtoja, vaikka ominaisuuksien toteuttamiseen käytettävissä olevista ratkaisuista on kuitenkin tehtävä vakavaa suunnittelua ja ennakointia.