2023 Kirjoittaja: Susan Creighton | [email protected]. Viimeksi muokattu: 2023-05-24 11:14
- Sopimusten hallinta on, kun joku ottaa vastuun työntekijöiden tai myyjien tai muiden osapuolten sopimusten hallinnasta.
- Sopimuspäälliköt tarvitsevat juridisen tietämyksen voidakseen johtaa sopimushallinnon prosessia tarkasti.
- Kaikki yritykset eivät ole asettaneet sopimuspäälliköitä, mutta suuret puolustusyritykset tai yritykset, jotka työskentelevät usein hallituksen kanssa, käyttävät yleensä sopimuspäälliköitä.
Sopimusten hallinta on huomiotta jätetty hallintotapa. Johtajat ovat usein yhteydessä työntekijöihin, ja jotkut keskusteluista ja tilanteista liittyvät luonnollisesti korvauksiin. Jotkut näistä keskusteluista käsittelevät sopimusten hallintaa. Muina aikoina yritysten on hallittava sopimuksia muiden yritysten kanssa. Sitä ei ole puhuttu paljon, mutta sopimusten hallinta on tärkeä liiketoimintaaihe. Jos et ole varma siitä, kuinka sopimuksenhallintaprosessi toimii, on tärkeää ymmärtää perusteet.
Sopimuksenhallinta on prosessi, jolla hallitaan sopimusten luomista, toteuttamista ja analysointia organisaation toiminnan ja taloudellisen suorituskyvyn maksimoimiseksi, vähentäen samalla taloudellista riskiä. Organisaatiot kohtaavat yhä enemmän paineita vähentää kustannuksia ja parantaa yrityksen suorituskykyä. Sopimuksenhallinta osoittautuu erittäin aikaa vieväksi liiketoiminnan osaksi, mikä helpottaa tehokkaan ja automatisoidun sopimuksenhallintajärjestelmän tarvetta.
Sopimuksenhallinnan perusteet
Kun kaksi yritystä haluaa harjoittaa liiketoimintaa keskenään, sopimuksessa määritetään molempien organisaatioiden toteuttamat toimet ja ehdot, joiden mukaisesti ne täyttävät kukin sopimuksensa. Sopimukset vaikuttavat liiketoiminnan kannattavuuteen erittäin suuressa määrin, koska painotetaan tuloja ja kuluja.
Kun sopimus on muotoiltu huonosti, yksi organisaatio voi menettää lukemattomia tuhansia dollareita yksinkertaisen teknisyyden vuoksi, jolla heillä ei ollut resursseja tunnistaa. Tehokas sopimusjohtaminen voi viime kädessä luoda vahvan liikesuhteen ja tasoittaa tietä suurempaan kannattavuuteen pitkällä aikavälillä, mutta vain oikein hoidettuina. On hyvä idea sisällyttää lakiasiainosasto tai lakimies sopimushallinnon keskusteluihin. Sopimusten täsmällinen sanamuoto on ratkaisevan tärkeä sopimusten hallinnalle.
Sopimushallinto koskee myös erilaisten freelancereiden tai työntekijöiden kanssa tehtyjen sopimusten hallintaa. Nämä vaativat toisinaan hallintaa ja muutoksia, jotka auttavat molempia osapuolia.
Yleensä sopimushallintoon sisältyy muutama avainvaihe. Siellä on alkuvaiheet tai palkintoja edeltävä vaihe. Tämä on kaikki työ, joka tehdään ennen kuin sopimusta annetaan jollekin, olipa kyse sitten yrityksestä tai työntekijästä. Keskivaihe on, kun prosessi myönnetään. Tähän sisältyy kaikki paperityöt sopimuksen lopulliseksi tekemiseksi. Kolmanneksi on palkintojen jälkeinen vaihe. Täältä tulee paljon sopimushallintaa ja ylläpitoa.
Nämä kolme perusvaihetta ovat yksinkertainen tapa tarkastella sopimusten hallintaa kolmessa vaiheessa, mutta prosessi on sitä monimutkaisempi, ja sitä voidaan tarkastella useammissa vaiheissa riippuen siitä, kuinka yksityiskohtaista näkymää otat. Keskustelemme syvemmästä näkymästä prosessissa myöhemmin.
Menestyvän sopimusjohtamisen elementit
Ei riitä, että organisaatiossa on ammattilaisia hoitamaan sopimusten hallintaa. Työntekijöitä on lisättävä prosessien ja ohjelmistokumppanien läsnäololla kasvavien vaatimustenmukaisuuden ja analyyttisten tarpeiden tyydyttämiseksi. Kun sopimusjohtamisstrategia on onnistuneesti toteutettu, organisaatiot voivat odottaa näkevänsä:
- Odotetut liiketoiminnan edut ja taloudellinen tuotto ovat toteutumassa.
- Toimittaja on yhteistyöhaluinen ja vastaa organisaation tarpeisiin.
- Organisaatio ei kohtaa sopimusriitoja tai yllätyksiä.
- Palvelujen toimitus on tyydyttävää molemmille osapuolille.
Toiminnot, joihin kuuluu hyvä sopimusjohtaminen
Sopimusjohtamisen perusta perustuu onnistuneeseen palkintojen jälkeisen ja upstream-toiminnan toteuttamiseen. Palkintoa edeltävässä vaiheessa työntekijöiden tulisi keskittyä sopimuksen tekemisen syyyn ja siihen, voivatko toimittajat täyttää sopimuksen ehdot.
Lisähuomiota tarvitaan ymmärtääksesi kuinka sopimus toimii sen jälkeen kun se on tehty. Ei-toivottujen yllätyksien välttäminen vaatii huolellista tutkimusta ja tarkoituksen selkeyttämistä varsinaisessa sopimuksessa.
Sopimuksen hallinta vaatii molemmille osapuolille joustavuuden ja halun mukauttaa sopimusehtoja muuttuvien olosuhteiden huomioon ottamiseksi. Ongelmat ovat väistämättömiä, mikä tarkoittaa, että organisaatioiden on oltava varautuneita odottamattomiin ja kyettävä sovittamaan sopimusehtoja tarvittaessa.
Sopimuksenhallinnan vaiheet
Sopimuksilla on merkittävä rooli vuosineljänneksen lopun kriisissä, ja ne jaotellaan vaiheisiin ponnistelujen järjestämiseksi ja tyypillisen sopimusprosessin rakentamiseksi. Manuaalisesti tehdyn sopimuksen luominen voi osoittautua varsin aikaa vieväksi. Prosessi sisältää useita seuraavista vaiheista:
- Alkuperäiset pyynnöt. Sopimuksenhallintaprosessi alkaa yksilöimällä sopimukset ja asiaankuuluvat asiakirjat sopimuksen tarkoituksen tukemiseksi.
- Tekijänoikeussopimukset. Sopimuksen kirjoittaminen käsin on aikaa vievä tehtävä, mutta automatisoitujen sopimushallintajärjestelmien avulla prosessi voi muuttua melko virtaviivaiseksi.
- Neuvottelee sopimusta. Kun sopimuksen laatiminen on valmis, työntekijöiden tulisi voida vertailla sopimuksen versioita ja huomata mahdolliset ristiriidat neuvotteluajan lyhentämiseksi.
- Sopimuksen hyväksyminen. Esimerkki, jossa suurin osa pullonkauloista esiintyy, on johdon hyväksynnän saaminen. Käyttäjät voivat ennaltaehkäisevästi torjua tätä luomalla räätälöityjä hyväksyntätyönkulkuja, mukaan lukien rinnakkais- ja sarjahyväksynnät, jotta päätökset pysyisivät nopeana.
- Sopimuksen toteuttaminen. Sopimuksen toteuttaminen antaa käyttäjille mahdollisuuden hallita ja lyhentää allekirjoitusprosessia sähköisen allekirjoituksen ja faksin avulla.
- Velvoitteiden hallinta. Tämä vaatii paljon projektinhallintaa sen varmistamiseksi, että keskeiset sidosryhmät täyttävät suoritteet ja että sopimuksen arvo ei heikkene koko sen alkuvaiheen kasvuvaiheessa.
- Tarkistukset ja muutokset. Kaikkien sopimuksen alkuperäiseen laatimiseen liittyvien asiakirjojen kerääminen on vaikea tehtävä. Kun huomiotta jätettyjä tavaroita löytyy, alkuperäisen sopimuksen muuttamiseksi on oltava käytössä järjestelmät.
- Tilintarkastus ja raportointi. Sopimuksen hallinnointi ei tarkoita vain sopimuksen laatimista ja sen työntämistä arkistokaappiin ilman muuta ajattelua. Sopimustarkastukset ovat tärkeitä määritettäessä, molemmat organisaatiot noudattavat sopimuksen ehtoja ja mahdollisia mahdollisia ongelmia.
- Uusiminen. Manuaaliset sopimushallintamenetelmät voivat usein johtaa menetettyihin uusimismahdollisuuksiin ja liiketoiminnan tuottojen menettämiseen. Prosessin automatisointi antaa organisaatiolle mahdollisuuden tunnistaa uusimismahdollisuudet ja luoda uusia sopimuksia.
Suuri osa sopimushallinnosta vastaa näiden yhdeksän vaiheen käsittelystä. Sopimusten elinkaaren hallinta on kriittistä. Koska eri sopimustyypit käyvät läpi eri vaiheet, sopimusjohtajien on seurattava mahdollisia muutoksia tai sopimusrikkomuksia. Jos työntekijä tai yritys on tyytymätön heidän sopimukseensa, saattaa olla syytä tehdä muutoksia sopimukseen. On tärkeää noudattaa sopimusvelvoitteita ja varmistaa samalla, että sopimuksen molemmat osapuolet ovat tyytyväisiä.
Sopimuksenhallintaprosessissa on monta kertaa, jolloin elinkaaren hallinnasta tulee tärkeä. Myyjän suorituskyky ja riskienhallinta ovat tärkeitä näkökohtia sopimusten hallinnassa. Esimerkiksi, jos myyjä ei täytä sopimusvelvoitteitaan, saatat joutua muuttamaan sopimusta tai panemaan täytäntöön kurinpitotoimenpiteitä.
Sopimuksenhallintaohjelmisto
Vaikka perinteinen tapa on hallita sopimuksia manuaalisesti kansio- ja tiedostokaapisäilön avulla, käytäntö on täynnä tehottomuutta, joka voi vain heikentää organisaation yleistä tehokkuutta.
Integrointi automatisoituun sopimushallintapalveluun voi vapauttaa lukemattomia työtuntia ja automatisoida lukemattomia prosessia, jotka liittyvät sopimuksen hallintaan, luomalla siten enemmän arvoa yritykselle.
"Sopimuksenhallintaohjelmisto tallentaa avaintietoja tarjoajiin, vuokrasopimuksiin ja lisenssisopimuksiin liittyvistä sopimuksista", kertoi Rob Powell Biz -blogin toimitusjohtaja ja perustaja Robert Powell. "Sopimuksenhallintaohjelmistojen yleinen tarkoitus on virtaviivaistaa hallinnollisia tehtäviä luomalla keskitetty ja yhtenäinen tietue kunkin sopimuksen prosesseille."
Sopimuksenhallintaohjelmistojen avulla voidaan helpottaa monimutkaisten sopimusten seuraamista luottamatta pelkästään paperityöhön.
"Sopimuksenhallintaohjelmistojen tärkein näkökohta on, että niiden avulla useissa paikoissa työskentelevät pääsevät sopimuksiin yhdessä paikassa", Powell sanoi.
Kuinka tulla sopimuspäälliköksi
Kaikki yliopistot eivät tarjoa tutkintoa sopimushallinnossa, mutta jotkut koulut tarjoavat. Koulutuksen hankkiminen on yksi vaihtoehto, mutta on myös muita yritystutkintoja, jotka asettavat sinut menestykseen teollisuudessa. Sieltä haluat lisätä kokemusta sopimusten hallinnasta jossain muodossa.
"Jos sinulla on kandidaatin tutkinto ja muutaman vuoden kokemus alalta, voit hakea ja testata sertifikaattia NCMA: n (National Contract Management Association) kautta", kertoi United Capital Sourcein toimitusjohtaja ja perustaja Jared Weitz. "Koulutuksen ja valtakirjojen lisäksi sopimuspäälliköllä on oltava vakaa viestintä- ja kirjoitustaito sekä innokas silmä organisaation ja määräaikojen hallinnalle."
Oikeustieteellisen tutkinnon saaminen voi myös olla hyödyllistä. Oikeudellinen tieto on kriittistä sopimusten hallinnassa. Sopimusten hallinta ja neuvottelut tukevat sekä lakitietoa että asiantuntemusta.
Jos haluat tulla kokopäiväiseksi sopimuspäälliköksi, on hyvä idea ottaa yhteyttä muihin sopimuspäälliköihin oppiaksesi kuinka he siirtyivät nykyiseen rooliinsa. Kukaan ei voi asettaa tapaa tulla sopimusjohtajaksi, mutta liiketoimintakokemus on tärkeä, kun hänestä tulee sopimusjohtaja.
Kuinka paljon rahaa sopimuspäällikkö saa?
Ymmärrettävää, että sopimusjohtajan palkka vaihtelee pätevyyden ja sijainnin mukaan. PayScalen mukaan keskimääräinen vuosipalkka sopimuspäällikölle on 80 151 dollaria. Sivustolla luetellaan Northrop Grumman Corporation, Accenture ja Raytheon Co. harvoin tuottoisimpana sopimuspäälliköiden yrityksinä.
Sopimuspäälliköt voivat myös työskennellä tietäen vanhempana sopimuspäällikkönä, sopimusjohtajana tai sopimuksen ylläpitäjänä. Sopimusanalyytikko on toinen yleinen urapolku sopimusjohtamisen alalla.
Lopullinen rivi
Sopimuspäälliköt auttavat hallitsemaan yritysten tai työntekijöiden kanssa tehtyjen sopimusten juridisia ja taloudellisia näkökohtia. Yrityksille, jotka tekevät usein sopimuksia, sopimusjohtajan palkkaaminen voi olla hyvä idea.
