Kuinka Käyttää Microsoft-lomakkeita Pienyrityksille

2023 Kirjoittaja: Susan Creighton | [email protected]. Viimeksi muokattu: 2023-08-25 03:47

Microsoft Forms on yksi Microsoft Office -sarjan yksinkertaisimmista mutta hyödyllisimmistä ja tehokkaimmista sovelluksista. Se on hiukan ennenkuulumaton, koska monet virrankäyttäjät rakastavat Wordia ja Exceliä ja pitävät kiinni näistä sovelluksista päivittäin. Forms tarjoaa silti joitain yllättäviä toimintoja yrityksille, jotka voivat muuttaa tapaa, jolla keräät ja seuraat tietoja.

Lomakkeissa voit luoda lomakkeen tai tietokilpailun. Nämä kaksi voivat näyttää samanlaisilta, mutta perusero on siinä, että lomaketta käytetään tiedon keräämiseen tai kyselyn suorittamiseen, kun taas tietokilpailu on tarkoitettu osallistujien testaamiseen, ja kukin vastaus voi sisältää tietyn määrän pisteitä. Tietokilpailun avulla voit myös antaa palautetta osallistujalle (sanoa, onko he valinneet oikean vastauksen).

Yksi syy siihen, että lomakkeet ovat niin hyödyllisiä, on, että niiden käyttö on helppoa. Ohjelmointia ei ole mukana, joten koodausta ja teknisiä taitoja ei vaadita. Voit luoda lomakkeita helposti ja seurata tuloksia. Lomakkeita voidaan jakaa sähköpostitse, osana verkkosivustoa, linkkinä tai jopa käyttää QR-koodia, jonka joku voi skannata puhelimellaan. Tässä ovat perusvaiheet lomakkeen luomiseen ja tulosten seuraamiseen helposti, kaikki yllättävän intuitiivisella käyttöliittymällä.

1. Luo uusi Microsoft-lomake

Kun haluat luoda uuden lomakkeen, mene Forms.office.com tai napsauta Office-sovelluksen kuvaketta (joko työpöytäversio tai online). Napsauta vaihtoehtoa luodaksesi uuden muodon tai uuden tietokilpailun. Tässä vaiheessa käyttöliittymä näyttää samalta, vaikka tietokilpailussa on muutama lisävaihtoehto, kuten esimerkiksi kullekin vastaukselle osoitettujen pisteiden lisääminen. (Tietokilpailuun voit lisätä myös matematiikkayhtälöitä.)

Perusvaiheet ovat myös samat. Valitset haluamasi kysymystyypin, kuten monivalinta, tekstivastaus, arviointi, ajanjaksot ja muutama muu, tekninen vaihtoehto. Teknisemmät lomakkeen merkinnät näkyvät valikossa, ja ne sisältävät tapaa luokitella vastaukset, taulukon ja Net Promoter Score -vaihtoehdon. Kaikki nämä valinnat on esitetty selkeästi ja auttavat sinua määrittämään asetukset tai, tietokilpailua varten, lisäämään pisteen kokonaismäärän.

Microsoftin lomakkeiden hämmästyttävää on se, että olet nyt pohjimmiltaan valmis - voit luoda erittäin yksinkertaisia lomakkeita (esimerkiksi kysyä tiimin jäseniltä, minkää päivänä sinun pitäisi tehdä tilakokous) tai uskomattoman monimutkaisia, jotka keräävät tietoja työnhakijoilta. Lomakkeet eivät anna sinun säästää työtäsi, tehdä mitään ohjelmointia tai edes valmistella lomaketta tosiasialliseen käyttöön. Kun olet lisännyt kysymykset ja valinnat, olet valmis ja voit jakaa lomakkeen.

Tämä voi olla yhtä helppoa kuin Jaa-vaihtoehdon valitseminen ja linkin kopioiminen lomakkeeseen. Jos haluat suorittaa kyselyn tyytyväisyydestä yritykseesi, voit kopioida linkin ja jakaa sen sosiaalisessa mediassa. Voit myös valita vaihtoehdon jakaa lomake vain yrityksessäsi oleville, joilla on pääsy Officeen, tai kenelle tahansa, jolla on linkki. Voit palata takaisin muokataksesi mitä tahansa lomaketta tai mukauttaaksesi teemaa tarvittaessa (napsauta vain Teema-painiketta oikeassa yläkulmassa).

Vaikuttaa siltä, että prosessissa pitäisi olla enemmän, mutta useimpien muotojen luominen vie vain muutaman minuutin ja jakaa sitten muutaman minuutin sähköpostitse tai muilla tavoilla.

2. Seuraa tuloksia

Jos uuden muodon luominen on yksinkertaista, tulosten seuraaminen on entistä selkeämpää. Napsauta tällä hetkellä valitun muodon vastaukset-välilehteä ja näet tulokset.

Oletetaan esimerkiksi, että luot uuden lomakkeen kysyäksesi työntekijöiltä uutta hanketta ja heidän mielipiteitään suunnasta. Voit nähdä kaikki vastaukset ja tarkistaa kaavion, joka näyttää annetut vastaukset. Voit myös tarkistaa tietokilpailun keskimääräiset pisteet ja yksittäiset pisteet.

Microsoft Forms antaa sinun avata tulokset Excelissä - napsauta vain sovelluksen vaihtoehtoa. Tämä avaa kaikki taulukon vastaukset, joita voit tarkistaa, jakaa tai jopa muokata tarpeen mukaan. Taulukkolaskentamuodossa voit päättää edustaa tietoja kaavion avulla tai seurata useiden luomiesi lomakkeiden vastauksia (käyttämällä jokaiselle välilehteä).

Seuraa lisälomakkeita napsauttamalla vasemmassa yläkulmassa olevaa Lomakkeet-sovelluksen nimeä. Täällä voit tarkistaa kaikki luomasi lomakkeet ja seurata niiden vastauksia. Yksi haittapuoli mainittakoon tässä on, että lomakkeet eivät tarjoa vankempaa moottoria lomakeryhmän seuraamiseksi - esimerkiksi kerätä tietoja useista tutkimuksista tai kyselylomakkeista ja koota sitten kaikki kyseiset tiedot yhdeksi lomakkeiden yhteenvetoksi. Kuten mainittiin, voit kuitenkin tehdä tämän manuaalisesti Excelissä.