Kuinka Valita Asiakirjaskanneri Yrityksellesi

2023 Kirjoittaja: Susan Creighton | [email protected]. Viimeksi muokattu: 2023-11-26 12:32

Koska pienyritykset ovat laajalti käyttäneet tekniikkaa, asiakirjojen hallinta on arvokas työkalu yrityksille vuonna 2019. Paperiasiakirjojen siirtäminen verkkotiedostoihin antaa paperityöllesi ja tärkeille asiakirjoille uuden tietoturvan ja suojan. Jos yrityksesi ei ole jo tehnyt niin, on hyvä idea siirtää fyysinen paperityö digitaalimuotoon, jotta asiakirjojasi voidaan suojata paremmin eteenpäin.

Asiakirjojen turvallisuuden pitäminen siirtämällä ne digitaaliseen muotoon pidetään parhaana käytännössä, mutta se vaatii oikeat välineet. Asiakirjan skannerit ovat yksi hyvän asiakirjanhallinnan kriittisistä laitteistokomponenteista.

Mikä on asiakirjan skanneri?

Asiakirjan skannerit ovat laitteita, jotka muuntavat asiakirjat digitaaliseksi tiedoksi. Näitä skanneria käytetään useimmiten yritysasetuksissa tärkeiden asiakirjojen muuntamiseksi digitaaliseksi tiedoksi. Asiakirjan skanneria voidaan käyttää pienissä olosuhteissa tai suurissa yrityksissä. On olemassa monentyyppisiä asiakirjaskannereita, joiden avulla työkalut voivat olla hyödyllisiä monille yrityksille.

Toimittajan huomautus: Etsitkö asiakirjahallintajärjestelmää yrityksellesi? Jos etsit tietoa, joka auttaa sinua valitsemaan sinulle parhaiten sopivan, käytä alla olevaa kyselylomaketta, niin että sisarussivustomme BuyerZone antaa sinulle ilmaiseksi tietoja useilta toimittajilta:

ostajan tuki-widget

Kun yritykset ja yksityishenkilöt yrittävät siirtää tiedostoja digitaaliseen muotoon säilyttämistä varten, asiakirjojen skannerit ovat tärkeä osa prosessia. Ne eivät ehkä ole kaikkein houkuttelevin hankinta, mutta yrityksesi tulisi tehdä tutkimus ennen kuin päätetään, mikä skanneri on paras asiakirjanhallintastrategiallesi.

Ennen skannerin ostamista on hyvä idea selvittää, kuinka aiot hallita asiakirjoja. Asiakirjanhallintajärjestelmien osto-oppaamme on hyvä lähde tarkistettavaksi ennen asiakirjaskannerien yksityiskohtaista tutkimusta.

Asiakirjan skannaustyypit

Kannettava

Kannettavien asiakirjojen skannerit ovat yleensä pienempiä ja halvempia kuin pöytätiskannerit. Löydät kannettavia skannereita, jotka ovat niinkin alhaisia kuin 50 dollaria kannettaville malleille ja lähempänä 100 dollaria kanteille, jotka eivät ole riittävän pieniä kannettaviksi. Kalliimmat kannettavat skannerit ovat tuumaa lähemmäksi 300 dollaria.

Kuten nimestä voi päätellä, kannettavia skanneria on helppo kuljettaa. Jos olet poissa käytännöllisestä yrityskokouksesta, voit ottaa skannerin nopeasti laukkustasi ja tallentaa digitaalisesti katselemasi asiakirjat. Kannettava skanneri toimii tehokkaana vaihtoehtona puhelimen piiskaamiseen ja muutaman valokuvan napsauttamiseen asiakirjojen tallentamiseksi.

Eri tyyppisiin kannettaviin skannereihin kuuluvat kannettavat, langattomat ja taitettavat skannerit. On syytä huomata, että skannauksen laatu voi vaihdella käyttämästäsi skannerista riippuen. Kalliimmat langattomat mallit voivat luoda korkeamman resoluution kuvia kuin käsiskanneri, joka maksaa alle 100 dollaria. Kuten useimmissa yrityspäätöksissä, paras hankinta riippuu yrityksesi tarpeista. Jos skannaat satoja tai tuhansia asiakirjoja viikossa, pieni kannettava kannettava skanneri ei todennäköisesti ole tehokkain valinta. Se voi toimia myös täydellisesti pienemmissä yrityksissä. Päätös riippuu tarpeistasi ja kustannus-hyötyanalyysistä.

Plussat:

• Pieni koko voi olla täydellinen pienille yrityksille
• Halvempaa kuin pöytätunnistimet
• Helppo kuljettaa

Haittoja:

• Ei sovellu skannaamaan suuria määriä asiakirjoja
• Tarkkuus / kuvanlaatu voi olla huonompi kuin työpöytäkannerilla
• Ei hyvä vaihtoehto joillekin suurille yrityksille

pöytä-

Pöytiskannerit eroavat kannettavista skannerista siinä, että ne ovat paljon suurempia ja paikallaan. Et halua houkutella massiivista pöytätulostinta ympäri kaupunkia skannaamaan asiakirjoja kokouksessa. Vaikka tämä ei ehkä ole ihanteellinen joillekin yrityksille, suuret työpöydällä toimivat skannerit tarjoavat myös runsaasti etuja.

Pöytäskannerien ominaisuuksiin voi kuulua suuri tulostusnopeus ja automaatio. Jotkut työpöytä skannerit voivat myös korjata virheet automaattisesti. Jos esimerkiksi sijoitat asiakirjan yhdellä tavalla ja laitat seuraavan sivun ylösalaisin, kone tunnistaa virheen ja sylkee kaiken oikein kiertämällä sivua tai kuvia. Tämä voi säästää paljon päänsärkyä suurille yrityksille.

Skannausnopeus ja mahdollisuus skannata kaksipuolisten kuvien molemmat puolet ovat kaksi muuta etukohtaa monille työpöydän asiakirjojen skannerille. Vaikka nämä skannerit ovat yleensä kalliimpia - monien edistyneiden mallien hinta on yli 400 dollaria -, hyödyt voivat olla valtavat suurempiin toimintoihin.

Plussat:

• Nopea skannaus
• Laaja valikoima ominaisuuksia
• Ihanteellinen suurille yrityksille

Haittoja:

• iso
• Halvempaa kuin kannettavat asiakirjaskannerit
• Voi olla liian monimutkainen pienille yrityksille

Erityyppisiin työpöydällä käytettäviin asiakirjojen skanneriin sisältyy taso-, arkinsyöttö- ja yritysskannerit. Jotkut yrityksille suunnitellut asiakirjanlukijamallit voivat ylittää 5000 dollaria.

hinnoittelu

Asiakirjan skannerin hinnoittelu vaihtelee valtavasti muutamien tekijöiden perusteella. Mieti seuraavia alueita yrittäessäsi arvioida realistinen hintasi asiakirja-skannerille:

• Kannettava vs. työpöytä
• Tulostusnopeus
• Skannerin koko
• Käyttö
• Skanneria myyvä yritys

Kannettavat asiakirjojen skannerit ovat yleensä pienempiä ja halvempia. Ne ovat hyviä matkalla oleville. Pöytätietokoneiden skannerit ovat suurempia ja kalliimpia. Niillä on taipumus tarjota arvoa ihmisille, jotka skannaavat suuria määriä asiakirjoja omassa toimistotilassaan.

Suurempien yritysten tulisi varautua käyttämään vähintään 1 000 dollaria tai enemmän pöytätietokoneiden skanneriin. Lopullinen hinta riippuu skannerin ominaisuuksista, kokonaiskokosta ja monimutkaisuudesta. Jos etsit asiakirjaskanneria yritystoimintaan, hinnoittelu voi ylittää 5000 dollaria skanneria kohti. On myös hallittavissa löytää työpöydällä olevia asiakirjaskannereita, jotka myyvät lähempänä 400 dollaria, vaikka nämä mallit on suunniteltu suuria yrityksiä pienemmille yrityksille.

Pienemmät yritykset voivat käyttää vain 50 dollaria toimivaan ja tehokkaaseen kannettavaan kämmentietokoneiden skanneriin. Keskikokoiset yritykset, joilla ei ole suuria skannaustarpeita, voivat valita suuremmat kannettavat skannerit, jotka myyvät lähempänä 200 dollaria. Päätös riippuu viime kädessä siitä, mitä yrityksesi tarvitsee asiakirjaskannerilta. Yritykset, jotka skannaavat paljon asiakirjoja ja kuvia, haluavat todennäköisesti etsiä työpöydällä olevia asiakirjan skannerit. Kuvien ja skannauksen kannalta pienemmät toiminnot, kuten pieni valokuvausyritys, saattavat myös päättää, että kannattaa investoida pöytätietokoneiden skanneriin.

Asiakirjan skannerit - UKK

Asiakirjojen hallinta ja skannaus voivat olla hämmentävä käsite prosessille tai teollisuudelle tuntemattomalle. Jos etsit lisäohjeita, harkitse näitä kysymyksiä aloittaessasi asiakirja-skannereita.

K: Voivatko pienet yritykset hyötyä asiakirjaskannerin ostamisesta?

V: Asiakirjan skannerit eivät ole välttämättömiä kaikille yrityksille, mutta pienet yritykset voivat hyötyä työkalusta, varsinkin jos yritys skannaa asiakirjoja usein.

K: Mitä voin odottaa maksavan asiakirjaskannerista?

V: Tämä riippuu ostamasi skannerin tyypistä. Kannettavien asiakirjojen skannerit voivat vaihdella välillä 50–300 dollaria, kun taas pöytätietokoneiden skannerit voivat olla missä tahansa 300–400 dollaria halvan mallin osalta useita tuhansia dollareita raskaiden mallien osalta.

K: Onko asiakirjan skanneria helppo käyttää?

V: Monimutkaisuus vaihtelee skannerin mukaan. Yleensä asiakirjan skannerit ovat helppokäyttöisiä, ja prosessin pitäisi olla pysähtynyt muutaman ensimmäisen käytön jälkeen.

K: Mistä minun pitäisi etsiä ostaaksesi skannereita?

V: Brother, Fujitsu, Kodak, Canon ja Epson ovat kaikki arvostettuja yrityksiä, jotka myyvät huollettavia asiakirjan skannerit. Myös muut yritykset tarjoavat hyviä vaihtoehtoja; ei tarvitse luottaa vain näihin viiteen. Nopea Google-haku asiakirjaskannereista voi tuottaa monia vaihtoehtoja useilta luotettavilta yrityksiltä.

K: Tarvitseeko yrityksessäni yrityksen sisäinen skanneri?

V: Ei välttämättä. Jos sinulla ei ole suuria asiakirjojen skannaustarpeita, on olemassa peruste, jolla vierailet FedExissä, niitissä, UPS: ssä tai vastaavassa paikassa asiakirjojen skannaamiseen. Toisaalta, jos sinulla on varaa asiakirjaskanneriin, lisämukavuus ja tulevaisuuden säästöt saattavat olla alkuperäisen kustannuksen arvoisia.

Haitat asiakirjaskannerin ostamisessa

On olemassa muutamia pakottavia syitä, jotka estävät asiakirjaskannerin ostamisen yrityksellesi.

• Ei tarvetta: Jos sinun ei tarvitse skannata asiakirjoja säännöllisesti, skanneri saattaa olla tarpeeton liiketoiminnan kustannus.
• Korkea hinta: Jotkut pienemmät yritykset saattavat välttää viettämästä muutama sata (tai tuhat) dollaria asiakirjojen skanneriin.
• Tilarajoitukset : Yrityksellä, joka toimii työyhteisön ulkopuolella tai pienessä toimistossa, ei ehkä ole tilaa helposti lisätä asiakirjan skanneria, etenkin suurempia versioita.