Kuinka Parantaa Muistin Säilyttämistä Ja Tuottavuutta

Sisällysluettelo:

Kuinka Parantaa Muistin Säilyttämistä Ja Tuottavuutta
Kuinka Parantaa Muistin Säilyttämistä Ja Tuottavuutta

Video: Kuinka Parantaa Muistin Säilyttämistä Ja Tuottavuutta

Video: Kuinka Parantaa Muistin Säilyttämistä Ja Tuottavuutta
Video: The Choice is Ours (2016) Official Full Version 2023, Joulukuu
Anonim

Yrittäjän työtä ei koskaan tehdä, mutta joskus on helppo tuntea uupumusta tai kulumista. Näinä hetkinä tuottavuus hidastuu usein ja voi olla vaikea edes muistaa tärkeitä tehtäviä tai kokouksia.

Näiden kaoottisten hetkien estäminen on kuitenkin yhtä helppoa kuin johdonmukaisesti käyttämällä joitain perustekniikoita ja käyttäytymistä, jotka auttavat luomaan positiivisen, hallittavan rutiinin. Onneksi tuottavuus ja muistin säilyttäminen menevät yhdessä. Jatkuvasti liikkuvalle yrittäjälle, jolla on maililtaan pitkä tehtävälista, nämä vinkit voivat auttaa vähentämään palamista ja estämään väsymystä.

Tee yksinkertainen tehtävälista

Tehtäväluettelon laatiminen on paras ystäväsi, kun on kyse tuottavuudesta. Eri menetelmät toimivat eri ihmisille: jotkut vannovat älypuhelinsovellusten avulla, kun taas toiset pitävät mieluummin käsin kirjoitettua päiväkirjaa. Riippumatta siitä, miten luot ja seuraat tehtäväluetteloa, varmista, että se on tiivis, realistinen ja joustava. Kirjoita vain tehtävät, jotka voidaan tehdä sinä päivänä, älä hukkaa itsesi pitkällä listalla. Järjestä prioriteetit hallittavissa oleviin tehtäviin ja anna sinulle selkeys, miten haluat lähestyä päiväsi. Niiden ei pitäisi olla luettelo kaikesta, mitä haluat tehdä seuraavan kahden viikon ajan; tämäntyyppinen luettelo vain yhdistää ahdistuksen ja väsymyksen tunteita.

"Tehtäväluettelo on loistava, koska se käsittelee menneisyyttä, nykyisyyttä ja tulevaisuutta", sanoi Mark Ellwood, tuottavuuskonsultti ja kirjan "The Poetic Path to Getting More Done" (Pace Productivity, 2018) kirjoittaja. "Ajattele ensisijaisesti tärkeitä tehtäviäsi … se ei tarkoita, että teet ensin nämä tehtävät, mutta suunnittelet ne ensin ja estät sitten aikasi vastaavasti."

Jos etsit yksinkertaista kaavaa, jolla hallita tehtäväluetteloitasi, Ellwood ehdottaa:

  1. Tunnista prioriteetit, jotka vaikuttavat pitkän aikavälin tuloksiin
  2. Jakaa nämä prioriteetit vastuuseen, joka pitäisi saada päätökseen tänään
  3. Sisällytä lisävaatimukset päivälle, kuten lomakkeiden täyttäminen
  4. Hylkää tai delegoi muut tehtävät; sinun ei pitäisi viettää aikaa heille

Ellwoodin mukaan on kriittistä miettiä, mitä haluat saavuttaa kuukaudessa tänään, ja jakaa sitten nämä prioriteetit pieniksi tehtäviksi, jotka voidaan suorittaa yhdessä päivässä. Jos esimerkiksi haluat palkata uuden työntekijän kuukauden loppuun mennessä, voit aloittaa prosessin tänään lähettämällä työluettelon. Suuren tavoitteen, kuten uuden vuokraamisen löytäminen pureman kokoisiksi tehtäviksi, kuten muutaman ansioluettelon tarkistaminen tai haastattelun tekeminen, tekee siitä paljon hallittavan ja luo tunteen etenemisestä joka päivä. Edistymisen tunne voi auttaa torjumaan nämä ylivoimaiset hetket, Ellwood sanoi.

Lopeta moniajo

Monet ihmiset vannovat moniajoittamalla. Miksi pysyä luettelon yhdellä kohdalla, kun voit edistyä samanaikaisesti kahdessa tai useammassa? Lyhyt vastaus: et todellakaan edisty enemmän, saavutat vähemmän. Tutkimukset ovat osoittaneet toistuvasti, että monitasoinen toiminta todellakin kestää kauemmin ja heikentää työn yleistä laatua.

"Ihmiset ovat ylpeitä siitä, että pystyvät hoitamaan moniajoja, mutta tutkimukset ovat osoittaneet, että joka kerta kun lisäämme uuden, toisiinsa liittymättömän tehtävän, saamme vähemmän tuottavia. Tuotot ovat vähentymässä", sanoi CognosHR: n toimitusjohtaja Bob Cerone. "Jos olet keskeytetty, kun olet keskittynyt syvästi tehtävään, kestää hyvät 10-15 minuuttia palataksesi edelliselle keskittymistasolle."

Joten miten voit auttaa parantamaan halua tehdä moniajoja? Tutkijoiden mukaan ihmisen "toimeenpanovalvonnassa" on kaksi erillistä vaihetta, joita kutsutaan "tavoitteen siirtämiseksi" ja "sääntöjen aktivoimiseksi". Tavoitteensiirto on hetki, jolloin henkilö tajuaa haluavansa keskittyä yhteen tehtävään toisen sijaan, kun taas säännön aktivointi määrittelee, mitä "sääntöjä" tai menetelmiä henkilö käyttää kyseisen tehtävän suorittamiseen. Yhden tehtävän tietoinen tunnustaminen keskittymään tavoitteensiirtovaiheessa ja hetken tunnistaminen siihen tehtävään liittyviin "sääntöihin" voi auttaa estämään sinua siirtymästä tavoitteiden välillä halutulla tavalla.

Siirrä tehtävät viisaasti

Voit myös auttaa kukistamaan läpikäynnin pyytämällä muita auttamaan sinua suorittamaan tehtäviä. Tämä voi olla työympäristössä, jossa pyydät työntekijää tai ryhmän jäsentä käsittelemään vireillä olevaa tehtävää kokouksen aikana tai hoitamaan asiakaspalvelun, kun hallitset taloudellista paperityötä. Hyvät johtajat delegoivat tehtäviä, mutta älä mikrotoimintaa, joten luota joukkueesi suorittamaan osoitetut tehtävät onnistuneesti omilla menetelmillään.

Jos ajattelet "työskentelen itselleni", "minulla ei ole työntekijöitä" tai "en ole johtaja", on edelleen monia tapoja siirtää tehtäviä muille. Voit ulkoistaa tietyt tehtävät, jotka usein keskeyttävät työn. Delegointi ei välttämättä aina tapahdu suoraan työympäristössä; voit pyytää muita elämäsi ihmisiä ottamaan tietyt tehtävät levyltäsi, jotta voit keskittyä paremmin tuottavuuteen työssä. Esimerkiksi perheenjäsenen pyytäminen menemään ruokaostoksia, jotta sinun ei tarvitse tehdä, voi olla hyvä tapa vapauttaa henkinen tila ja todellinen aika.

"On enemmän ihmisiä, joille voimme delegoida kuin me ymmärrämme", Ellwood sanoi. "Uskomme, että olemme yksin, mutta emme; olemme osa joukkuetta. Joukkueet tekevät yhteistyötä ja osoitamme tehtäviä toisillemme. Se on tapa ottaa pienemmän prioriteetin tehtävät ja antaa ne pois."

Määritä päivittäiset "pimennys" ajat

Viestintä on vakio nykymaailmassa. Puheluiden, tekstien, sähköpostiviestien ja viestien välillä ihmisillä on enemmän välineitä, joiden avulla voimme tavoittaa meidät reaaliajassa. Tämä on monella tavalla myönteinen kehitys, joka antaa meille mahdollisuuden pysyä yhteydessä hetkessä ilmoitukseen, mutta muulla tavalla se on luonut uusia toiminnan häiriötekijöitä, jotka tappavat tuottavuuden.

"Keksitämme yhä enemmän tapoja olla poissa toisistaan", Ellwood sanoi. "Mielestäni jotain, johon on kiinnitettävä enemmän huomiota, on ensinnäkin miten kommunikoit ja toiseksi sinun pitäisi edes kommunikoida ollenkaan?"

Kokous, joka olisi voinut olla sähköposti, on käynnissä oleva vitsi ammatillisessa ympäristössä ja syystä. Mutta sähköpostit voivat myös olla häiritseviä, jos huomaat seulomasi postilaatikkoasi, kun aiot keskittyä toiseen tehtävään. Asettamalla päivittäiset pimennysajat, joihin ei tavoiteta, ellei kyse ole ehdottomasta hätätilanteesta, ja ilmoittamalla kyseinen aika kollegoillesi voi olla hyvä tapa vapauttaa aikaa keskittyä työhösi nolla keskeytyksellä.

Hallitse keskeytyksiä

Viimeinkin, monet ihmiset ovat eronneet käsittelemään kaikkia yksittäisiä häiriöitä, jotka ilmenevät heti, kun heidän huomionsa saadaan. Esimerkiksi, jos ryhmän jäsen lähestyy ongelmaa, monet ihmiset luopuvat tekemästään ongelmaan ratkaisemiseksi. On kuitenkin tärkeää diagnosoida ongelman tai tehtävän vakavuus, jolla joku on keskeyttänyt sinut. Kuten Ellwood sanoi, "hallitse keskeytyksiäsi sen sijaan, että annat heidän hallita sinua".

"Ehdotan käyttää triaatio-lähestymistapaa keskeytyksissä", hän sanoi. "Ensimmäinen taso on …" Voiko tämä odottaa? " Jos ei, niin ehkä: "Minulla on tällä hetkellä viisi minuuttia tähän, se on kaikki, mitä voin antaa sinulle." Aseta keskeytykselle aikaraja ja osoita sitten henkilö oikeaan suuntaan."

Kun tietyt häiriöt ilmestyvät toistuvasti, se on merkki siitä, että sinun on osoitettava toistuvalle lähteelle. Näissä tapauksissa lähteen siirtäminen tai poistaminen kokonaan voi olla vaihtoehto, tai voit ulkoistaa tehtävän hallinnan kolmannelle osapuolelle, jos se on todella välttämätöntä toiminnallesi.

"Tunnista asiat, jotka yleensä häiritsevät sinua säännöllisesti koko päivän tai viikon ajan, ja etsi tapoja vähentää, poistaa tai ulkoistaa niitä", Cerone sanoi. "[Kun vähennät] keskeytyksiä ja estät jokaisen erillisen työn keskeytymisen, jotta voit keskittyä syvästi, niin sinusta tulee entistä tuottavampaa."

Ota takaisin aikataulun hallinta

Pysyminen tuottelias, selkeä ja rauhallinen tarkoittaa todella tuntea hallinnan. Jokainen näistä neuvoista voi auttaa sinua säilyttämään hallinnan paikoissa, joissa ihmiset yleensä luovuttavat siitä. Oletko siirtämässä tehtäviä muille tai asettamassa keskeytyksiä koskevia aikarajoituksia, otat tilaa aikataulussa käsitellä tärkeimpinä pitämiäsi asioita.

Suositeltava: