Päivittäisen Kirjanpidon Tarkistuslista

2023 Kirjoittaja: Susan Creighton | [email protected]. Viimeksi muokattu: 2023-11-26 12:32

Kirjanpitotehtävien lykkääminen on helppoa, kun olet pienyrityksen omistaja; niin monet muut tehtäväluettelon kohteet vaikuttavat kiireellisemmiltä. Päivittäinen osallistuminen näihin tehtäviin auttaa sinua löytämään ja korjaamaan ongelmat, kuten kassa- ja varastoerot, ajoissa. On kuitenkin edelleen suhteellisen helppo jäljittää, kuka oli mukana ja mitä tapahtui. Jos käsittelet vain kirjanpitotehtäviäsi kuukausittain, et ehkä löydä sellaisia asioita viikkoina, jolloin on vaikeampi selvittää.

Kun kuitit, myyntitilaukset, laskut ja tilinpäätös kasaantuvat, menetät oivalluksia, jotka ajantasainen kirjanpito antaa sinulle yrityksesi taloudellisesta tilanteesta. Brice Warnes kirjoittaa online-kirjanpitoyrityksen Benchin blogimerkinnässä: "Kun tarkastelet kirjojasi, haluat tietää, että ne heijastavat todellisuutta. Jos pankkitilisi ja kirjasi eivät täsmää, saatat päätyä kuluttamaan rahaa, jota sinulla ei oikeastaan ole - tai pitämällä kiinni rahasta, jonka voit sijoittaa yritykseesi."

Tässä on yhdeksän kirjanpitotehtävää, jotka sinun pitäisi tehdä joka päivä. Jos sinulla on korkein kirjanpito-ohjelmisto, se voi automatisoida kirjanpidon perustoimet, mikä helpottaa taloudellisten tietojen pitämistä ajan tasalla.

Toimittajan huomautus: Etsitkö tietoja kirjanpito-ohjelmistoista? Käytä alla olevaa kyselylomaketta ja myyjäkumppanimme ottavat sinuun yhteyttä antaaksesi tarvitsemasi tiedot:

ostajan tuki-widget

1. Päivitä taloudelliset tietosi

Ihannetapauksessa kirjanpito-ohjelmisto tekee tämän automaattisesti sinulle joka päivä, synkronoimalla pankki- ja luottokorttitiedot ja POS-järjestelmän myyntitiedot kirjanpito-ohjelmistoosi. Jos ei, sinun on tehtävä tämä manuaalisesti. Tämä antaa sinulle ajan tasalla tilisi, joka näyttää rahasi liikkumassa ja ulos liiketoiminnasta.

2. Jos yrityksesi hyväksyy käteisvaroja, sovittaa se kuitteihin

Tämän tekeminen jokaisen päivän lopussa auttaa sinua selvittämään kassapulaa tai ylijäämiä ajoissa, jotta voit selvittää, mihin raha meni, ja tunnistaa virheet tai varkaudet.

3. Tarkastele ja sovittaa tapahtumia

Jos kirjanpito-ohjelmisto on kytketty pankkiisi ja synkronoitu päivittäin, sinun ei tarvitse odottaa kuukausittaista tiliotetta. Monet kirjanpitosovellukset yksinkertaistavat täsmäytystä ehdottamalla vastaavuuksia, joten sinun tarvitsee vain tarkistaa ja hyväksyä ne. Viettää vähän aikaa tähän tehtävään joka päivä on helppoa ja eliminoi uuvuttavan kuukauden lopun vaivan. On myös hyvä aika tarkistaa vireillä olevat liiketoimet mahdollisten huolenaiheiden tai poikkeavuuksien varalta, jotta voit tutkia mahdolliset ongelmat nopeasti.

4. Tallenna saamasi maksut; tallettaa käteistä ja sekkejä

Jos saat paperisekkejä ja käteismaksuja, tallettaa ne päivittäin, jotta kassavirta pysyy terveenä ja yritystili-tietueesi ovat ajan tasalla. Jos suurin osa saamisista on sähköisiä maksuja ja sinulla on vain muutama paperisekki, tarkista, hyväksyykö pankkisi mobiilitalletukset ja mitkä ovat päivä-, viikko- ja kuukausilimiitit, koska tämä voi säästää pankkimatkojasi.

5. Tallenna ja luokittele kulut

Monilla kirjanpito-ohjelmistoilla on sovelluksia, joiden avulla voit ilmoittaa kulut ja lähettää kuitit, joten on helppo huolehtia niistä heti - napsauta vain kuitti ja kirjoita muistiinpano siitä, mihin se oli - sen sijaan, että lajittaisit pinon kuitit kuukauden lopussa ja yritä muistaa mikä kukin on, ja jos kyseessä on laskutettava kustannus, mihin työhön tai projektiin se kuuluu. [Etsitkö kirjanpito-ohjelmistoa? Sisarasivustomme Business.com on arvioinut parhaan yrityslaskentaohjelmiston.]

6. Tallenna saamasi varastot

Kun kirjoitat varaston järjestelmääsi samana päivänä, kun saat sen, järjestelmäsi pysyy ajan tasalla, jolloin saat tarkemman kuvan varastostasi. Jos et tee tätä, henkilöstösi saattaa menettää myynnin ja kertoa asiakkaille, että olet loppu varastosta, kun tuotetta ei ole vielä syötetty järjestelmään. Tai jos henkilöstösi tietää, että tavaroita on varastossa ja myy niitä, laskutus voi viivästyä, jos järjestelmääsi ei ole määritetty sallimaan negatiivisten varastomäärien käyttöä.

7. Laskuta asiakkaasi

Asiakkaiden oikea-aikainen laskutus auttaa heitä maksamaan sinulle ajoissa. Antamasi tuotteet tai palvelut ovat edelleen tuoreita mielessään, ja jos laskussa on eroja, on helpompaa puhua siitä nyt eikä kuukauden tai kauemmin tosiasian jälkeen. Mitä kauemmin odotat laskuttaa asiakasta, sitä kauemmin maksetaan.

Forbes-artikkelissa Due online-maksualan yrityksen perustaja John Rampton sanoo: "Olemme tosiasiallisesti todenneet, että kun laskutat työpäivän valmistumispäivänä samana päivänä (toisin kuin odotat kaksi plus viikkoa laskutusjaksollesi), ovat melkein 1, 5 [kertaa] todennäköisemmin maksettavia."

8. Maksa myyjät tai ainakin maksaa laskut aikataulusta

Kun saat laskut, tarkista ne virheiden varalta ja katso ehdot. Jos myyjät tarjoavat aikaisia maksualennuksia, ajoita maksut hyödyntääksesi niitä. Muussa tapauksessa aseta maksumuistutukset, jotta voit maksaa laskut ajoissa ja välttää maksuviivästykset.

9. Varmuuskopioi tietosi

Jos et käytä pilvipohjaista kirjanpito-ohjelmistoa, joka varmuuskopioi tietosi automaattisesti, varmuuskopioi taloudelliset tiedot manuaalisesti joka päivä. Se antaa sinulle mielenrauhan, että et menetä tietojasi, jos laitteistovika, tiedostovika tai jokin muu ongelma.