Paras Edullinen Asiakirjanhallintaohjelmisto

2023 Kirjoittaja: Susan Creighton | [email protected]. Viimeksi muokattu: 2023-08-25 03:47

Vuoden 2018 tutkimuksemme ja asiakirjahallintajärjestelmien analyysi saa meidät suosittelemaan uudelleen Dokmee Cloudia parhaaksi asiakirjanhallintajärjestelmäksi budjettiyrityksille. Valitsimme Dokmee Cloud -konsolin kymmenestä pohdittamastamme dokumenttienhallintajärjestelmästä. Voit lukea koko metodologiamme ja saada kattavamman luettelon asiakirjanhallintajärjestelmistä käymällä parhaiden suositusten roundup-sivulla.

Miksi Dokmee?

Dokmee Cloud on Office Gemini -yrityksen edullinen järjestelmä, jota voidaan käyttää mistä tahansa Internet-yhteyteen kytketystä tietokoneesta tai mobiililaitteesta. Pilvipohjaisella järjestelmällä on viisi hinnoittelusuunnitelmaa, mukaan lukien ilmainen.

Kustannus

Budjettiyritykset houkuttelevat eniten Dokmee Cloudin alhaisia kustannuksia. Koska ostettavia ohjelmistoja ei ole, maksat palvelusta kuukausimaksun suurien ennakkomaksujen sijasta.

Toimittajan huomautus: Etsitkö asiakirjahallintajärjestelmää yrityksellesi? Jotta voit valita sinulle sopivan, käytä alla olevaa kyselylomaketta, niin että sisarussivustomme BuyerZone antaa sinulle ilmaiseksi tietoja useilta toimittajilta:

ostajan tuki-widget

Tässä on erittely Dokmee Cloudin hinnasuunnitelmista:

• Vapaa
• Ensimmäinen käyttäjä mukana
• Yksi käyttäjä
• Vain sähköpostituki
• Ilmainen mobiilisovellus
• 29 dollaria kuukaudessa
• Ensimmäinen käyttäjä mukana
• 15 dollaria jokaiselta lisäkäyttäjältä
• Sähköpostituki
• Ilmainen mobiilisovellus
• 39 dollaria kuukaudessa
• Ensimmäinen käyttäjä mukana
• 15 dollaria jokaiselta lisäkäyttäjältä
• Sähköpostituki
• Ilmainen mobiilisovellus
• 59 dollaria kuukaudessa
• Ensimmäinen käyttäjä mukana
• 15 dollaria jokaiselta lisäkäyttäjältä
• Sähköpostituki
• Ilmainen mobiilisovellus
• 99 dollaria kuukaudessa
• Ensimmäinen käyttäjä mukana
• 15 dollaria jokaiselta lisäkäyttäjältä
• Sähköpostituki
• Ilmainen mobiilisovellus

Jokainen suunnitelma sisältää kaikki ominaisuudet, joita Dokmee Cloud tarjoaa. Jopa ilmainen 2 Gt: n paketti tarjoaa aivan yhtä paljon toimintoja kuin kalliimmat vaihtoehdot. Näin ei ole useimmissa muissa harkitsemissamme järjestelmissä.

Pidämme siitä, että sinulla on useita suunnitelmia valitaksesi sen perusteella, kuinka paljon olet valmis maksamaan. Vaikka joillakin muista tarjoajista on tarjolla valikoima suunnitelmia, harvoilla on tämä laaja valikoima.

Helppokäyttöinen

Pienyritykset saavat vaikutuksen siitä, kuinka helppoa tätä järjestelmää on käyttää. Koska se on pilvipohjainen, se voi olla valmis ja käynnissä muutamassa minuutissa. Ei ole mitään ohjelmistoa asennettavaksi, ylläpidettäväksi tai päivitettäväksi, mikä voi olla arvokasta pienille yrityksille, joilla ei ole IT-henkilöstöä.

Varmistaaksesi tietosi suojaamisen pilvessä, Dokmee sijoittaa järjestelmänsä turvalliseen tietokeskukseen, jolla on rajoitettu avainkortin käyttö ja videonvalvonta. Järjestelmän putoamisen estämiseksi on myös kaksijakoinen sähköpolku datakeskukseen, keskeytymätön virransyöttöjärjestelmä, jossa on 24 tunnin akkuvirran varaus, paikan päällä oleva valmiusgeneraattori, jossa on automaattinen siirtokytkin, ja polttoaineen varastointi paikan päällä. Kaikki nämä vialliset kassakaapit voivat antaa sinulle hieman enemmän luottamusta siihen, että tietosi eivät ole vain turvallisesti talletettuja, vaan myös saatavissa tarvittaessa.

Järjestelmän käyttöliittymä on erityisen houkutteleva. Kotisivu on täynnä värikkäitä laattoja jokaisesta osasta, kuten kansiot / tiedostot, haku, skannaus, tiedostojen lähettäminen, työnkulun postilaatikko ja tarkastusraportti. Tämä asennus on helpoin navigoida kaikista analysoimistamme dokumenttienhallintajärjestelmistä.

Dokmee Cloud käyttää asiakirjojen tallentamiseen perinteistä kaappien ja kansioiden lähestymistapaa. Voit luoda niihin kaappeja ja kansioita kuin haluat. Voit tallentaa asiakirjoja lähettämällä tai vetämällä ja pudottamalla tiedostoja tietokoneeltasi ja skannaamalla ne suoraan järjestelmään.

Tiedostojen lisäämisen helpottamiseksi Dokmee Cloud integroituu Microsoft Officen kanssa. Tämän integroinnin avulla voit tallentaa Wordissa, Excelissä tai Outlookissa työskentelevät tiedostot kaappeihisi ja kansioihi napsautuksella.

Tiedostojen etsiminen on myös helppoa. Kaapien ja kansioiden selaamisen lisäksi asiakirjojen etsimiseksi voit suorittaa tarkennetun haun, jonka avulla voit löytää tiedostoja useiden tekijöiden, kuten tiedostotyypin, järjestelmän latauspäivämäärän ja sisällön tiettyjen avainsanojen perusteella, perusteella.

ominaisuudet

Vaikka tämä on edullinen järjestelmä, se tarjoaa monia hyödyllisiä ominaisuuksia. Pilvipohjaisessa ratkaisussa ei ole kaikkia välineitä, jotka Dokmeen itseisäntäjärjestelmä sisältää, mutta sillä on arvokkaimmatkin.

Yksi tämän järjestelmän suurimmista eduista on, että koska se on pilvipohjainen, siihen pääsee mistä tahansa tietokoneesta, jolla on Internet-yhteys. Riippumatta siitä, missä olet, sinulla on täysi pääsy järjestelmään.

Voit käyttää järjestelmää myös Dokmee-mobiilisovelluksesta, joka on saatavana Android-, iOS- ja Windows-laitteissa. Se tarjoaa pääsyn kaikkiin tiedostoihin ja antaa sinun lisätä huomautuksia asiakirjoihin, tarkastella aiempia versioita ja lähettää ne sähköpostitse. Dokmee-sovellus on yksi vaikuttavimmista, mitä löysimme tutkiessaan dokumenttien hallintajärjestelmiä.

Suojausrajoitukset ja tarkastusloki tarjoavat tiukan valvonnan siihen, kenellä on pääsy tiedostoihisi. Voit asettaa rajoituksia kaappeille, joihin he pääsevät, jotta työntekijät näkevät vain heidän tarvitsemansa asiakirjat. Lisäksi tarkastusloki pitää yksityiskohtaisia tietoja siitä, milloin tiedostoja tarkastellaan ja kuka, sekä siitä, mitä muutoksia ne ovat tehneet.

Voit myös muokata asiakirjoja järjestelmän sisällä. Voit tehdä tiedostoihin muutoksia, katsella aiempia versioita, yhdistää tiedostoja ja leikata, kopioida ja liittää tiedostoja ja kansioita. Nämä työkalut poistavat tarpeen avata asiakirjat erillisessä ohjelmassa, kun sinun on tehtävä muutoksia.

Muita ominaisuuksia ovat mahdollisuus skannata asiakirjat järjestelmään PDF-, TIFF- tai JPG-muodossa; mahdollisuus perustaa työnkulut projektien ja toimeksiantojen pitämiseksi raiteilla ja etenemisen eteenpäin; ja kyky luoda suosikkikansio säännöllisesti käyttämillesi asiakirjoille.

Asiakaspalvelu

Kokemuksemme Dokmeen asiakaspalvelusta oli positiivinen. Jokaiseen kysymykseen edustaja antoi yksityiskohtaiset vastaukset, jotka antoivat meille selkeän käsityksen järjestelmän toiminnasta. Olimme tyytyväisiä siihen aikaan, jonka edustaja vastasi kysymyksiimme. Toisin kuin eräät muut palveluntarjoajat, jotka yrittivät ajaa meitä pois puhelimelta, oli selvää, että Dokmeen edustaja halusi varmistaa, että ymmärrämme järjestelmän tarjoamat tiedot.

Dokmee tarjoaa myös apua live-chatissa, jota kaikki kilpailijat eivät tarjoa. Testasimme sen kysymällä useita kysymyksiä päiväaikoina eri aikoina, ja joka kerta, kysymyksiimme vastattiin välittömästi. Kokemuksessamme muiden live chat -palvelujen tarjoajien kanssa kysymyksemme jäivät joskus vastaamattomiksi tai meille ei kerrottu, että ketään ei ollut saatavilla, ja lähettää sen sijaan sähköpostia kyselyyn.

Asiakastuki on saatavana puhelimitse, sähköpostitse tai live-chatin kautta maanantaista torstaihin klo 8–23 ja perjantaina klo 8–19. Hyvin harvat tutkimistamme tarjoajista tarjoavat tukea myöhään illalla.

Järjestelmään on myös sisällytetty perusteellinen käyttöohje. Se vastaa kysymyksiin esimerkiksi sisäänkirjautumisesta ja tiedostokaapien luomisesta sekä tiedostojen lähettämisestä ja työnkulkujen luomisesta.

rajoitukset

Dokmee Cloudin suurin rajoitus on, että siinä ei ole kaikkia kelloja ja pilliä, joita eivät tarjoa vain kilpailijat, vaan myös yhtiön oma paikallinen järjestelmä. Joitakin ominaisuuksia, joita sillä puuttuu, on kyky asettaa pääsyrajoitukset kansion ja tiedoston perusteella ja käyttää OCR-työkalua. Se ei myöskään integroidu muihin kuin Microsoft Office -ohjelmiin.

Toinen haittapuoli on, että valitsemastasi suunnitelmasta riippuen puhelintukea ei ehkä ole saatavana. Tiettyjen ominaisuuksien ja tuen puute on kuitenkin kompromissi niin alhaisille kustannuksille. Jos nämä lisäominaisuudet ovat sinulle tärkeitä, suosittelemme, että harkitset toista asiakirjanhallintajärjestelmää. Jos teet niin, ole varaa käyttämään huomattavasti enemmän siihen.

Oletko valmis valitsemaan asiakirjanhallintajärjestelmän? Tässä on erittely koko kattavuudestamme:

• Asiakirjanhallintajärjestelmät: Ostajan opas
• Paras asiakirjanhallintaohjelmisto ja -järjestelmät
• Paras asiakirjanhallintajärjestelmä kokonaisuutena
• Paras asiakirjahallinta pienyrityksille
• Paras mobiili asiakirjojen hallinta

Chad Brooksin lisäraportointi.