Projektinhallintaohjelmiston Valitseminen: Ostajan Opas

2023 Kirjoittaja: Susan Creighton | [email protected]. Viimeksi muokattu: 2023-08-25 03:47

Projektinhallintaohjelmisto on monipuolinen tapa virtaviivaistaa minkä tahansa projektinhallintaprosessia, olipa kyse sitten rakennuksen sisätilojen suunnittelusta ja rakentamisesta tai verkkosivuston luomisesta asiakkaalle. Projektinhallintaohjelmisto auttaa yhdistämään prosessia sen sijaan, että pakottaa joukkueet työskentelemään useiden eri sovellusten välillä. Sen sijaan viestintävälineet, tiedostojen jakaminen, tehtävien ja määräaikojen seuranta ja raportointi yhdistetään yhdeksi ohjelmistosovellukseksi.

Projektinhallintaohjelmisto toimii reaaliaikaisena työtilana, joka auttaa pitämään silmäsi keskittyneenä isoun kuvaan ja hallitsemaan tehokkaasti päivittäisiä yksityiskohtia. Parhaimmat ovat dynaamisia, automaattisesti aikataulutettuja töitä, kun määräaikaa ei noudateta. Jotkut jopa ajoittavat työtä myöhässä olevan tehtävän suorittamisen mukaan.

Tarvitsenko projektinhallintaohjelmistoja?

On tärkeää tunnustaa, että projektinhallintaohjelmisto on suunniteltu kokonaisiin hankkeisiin, joiden toteuttaminen vie aikaa ja tiimityötä. Ne ovat todennäköisesti liian kattavia ja syvällisiä rutiinityöhön. Esimerkiksi projektinhallintaohjelmiston käyttäminen tietokoneverkon perustamiseen ja määrittämiseen olisi varsin hyödyllistä. Projektinhallintaohjelmistojen käyttö tietokoneverkon ylläpitämisessä olisi kuitenkin todennäköisesti hankala ja hämmentävä.

Hyvä nyrkkisääntö projektin parissa työskentelemiseksi on kysyä: "Onko minulla lopullinen aloituspäivä? Onko minulla lopullinen määräaika? Onko minulla selkeä käsitys tavoitteistani välillä?"

"Yhtiö tarvitsee projektinhallintaohjelmistoja, kun he koordinoivat useita henkilöitä tai liiketoimintayksiköitä, sekä sisäisesti että ulkoisesti, suorittaakseen tehtäviä, joihin liittyy erilaisia toimituksia tai mainoksia", kertoi Advance Acceptance -yrityksen markkinointipäällikkö Conrad Magalis. "Se on paras tapa, jotta kaikki tiettyyn projektiin tai tehtävään liittyvät tiedot ja keskustelut voidaan dokumentoida ja delegoida jokaiselle sidosryhmälle."

Signaalimerkit, joita organisaatio tarvitsee projektijohtamiseen, sisältävät seuraavat:

• Projektit viivästyivät liiallisen sähköpostiviestintöjen takia, ja työ haudattiin joukkueen jäsenten postilaatikoihin
• Sekavuus liian kiireisten ja ei-käyttäjäystävällisten laskentataulukoiden välillä
• Määräajat puuttuvat joko yksittäisten tehtävien tai kokonaisten hankkeiden yhteydessä, koska prosessissa ei ole vastuuvelvollisuutta ja avoimuutta
• Huono viestintä tiimin jäsenten ja johtajien välillä, koska projektin tai yksittäisten tehtävien tilaa ei ilmoiteta
• Päällekkäinen tai tarpeeton työ, joka johtuu sekaannuksesta, joka liittyy kunkin tiimin jäsenen erityisrooliin
• Epäselvät tai puuttuvat aikataulut huonon suunnittelun tai huonon viestinnän seurauksena

Projektinhallintaratkaisujen hyödyntäminen oikeassa tilanteessa voi virtaviivaistaa koko prosessia, jolloin tiimisi voi toimittaa laadukkaampaa työtä lyhyemmässä ajassa. Paras ohjelmisto antaa sinun tallentaa ja seurata useita projekteja samanaikaisesti, jolloin on helppo seurata määräaikoja ja yksittäisten tiimin jäsenten etenemistä. Pohjimmiltaan työkuormasi voidaan tallentaa yhdelle alustalle, jossa jokaisella ryhmäsi jäsenellä on pääsy kaikkiin tietoihin, joita he tarvitsevat oman tehtävänsä suorittamiseen.

Miltä projektihallintaohjelmisto näyttää?

Projektinhallintaohjelmisto alkaa usein kojetaululla, joka toimii kotitukina ja tarjoaa pääsyn kaikkiin ohjelmiston tärkeimpiin ominaisuuksiin. Hallintapaneelista käyttäjät voivat usein luoda uusia projekteja sekä hallita ja järjestää vanhoja. Monissa projektihallintaratkaisuissa kojetaulussa on myös yleiskuva aktiivisista ja valmistuneista projekteista, joihin käyttäjät pääsevät milloin tahansa. Hallintapaneelit voidaan jakaa usein kokonaisiin joukkueisiin, jolloin heille kaikille on yhdellä painalluksella pääsy merkityksellisiin projekteihin ja tehtäviin.

"Projektinhallintaohjelmiston avulla käyttäjät voivat yhdistää työtoimensa yhdelle keskusalustalle, jolloin työntekijät voivat säästää aikaa sijoittamalla kaikki työvälineet yhdelle käyttöliittymälle", Hive-projektijohtamisyrityksen toimitusjohtaja John Furneaux kertoi Business News Daily: lle. "Ohjelmistovalikoima vaihtelee aloittavista yrityksistä - kuten Hive - veteraanipelaajista, kuten SharePointista. Kaikki projektinhallintaohjelmistot vaihtelevat niiden ominaisuuksien mukaan, ja on tärkeää arvioida, mitkä ovat liiketoiminnan tarpeet ja miten prosesseja voidaan parantaa."

Projektit ja tehtävät voidaan yleensä luoda (tai pyytää, jos esimiehen on hyväksyttävä projekti ennen sen alkamista) suoraan projektinhallintaohjelmistoon. Kun projekti on luotu, käyttäjillä on pääsy moniin työkaluihin kunkin projektin tiettyjen näkökohtien organisoimiseksi ja koordinoimiseksi, mikä varmistaa vastuun erityisesti määrättyjen tehtävien ajantasaisuudesta ja laadusta.

Työntekijät voivat myös ajoittaa ja seurata tehtäviä ja projektiaikatauluja hienostuneilla työkaluilla, kuten Gantt-kaaviot. Nämä työkalut auttavat pitämään tiimin jäseniä samalla sivulla, vaikka he eivät työskentele samassa fyysisessä paikassa, ja helpottavat tiukkojen määräaikojen noudattamistaakkaa. Koska ryhmän jäsenet näkevät, mitkä tehtävät on osoitettu toisilleen, he voivat koordinoida keskenään paljon helpommin. Jotkut ohjelmistot ylpeyttävät jopa sisäänrakennetuista chat-sovelluksista, mikä tekee yhteistyöstä välittömän ja suoran.

Johtajalle on avainasemassa täydellinen hallinto projektin suunnasta. Esimiehet voivat siirtää työtä tai sekoittaa annettujen tehtävien ympärille, jos yksi ryhmän jäsenistä on hukkua, kun taas muut eivät ole, ja hallitsevat resursseja lennossa tehokkaammin. Yksityiskohtaisilla katsauksilla ja raporteilla johtajat voivat myös olla helpommin ajan tasalla uusista kehityksistä. Missä tahansa monimutkaisessa projektissa on paljon liikkuvia osia, joten on tärkeää pitää päätöksentekijät ajan tasalla - juuri se projektinhallintaohjelmisto tekee johtoryhmällesi.

Oikean projektihallintaohjelmiston valinta

Vaikka useimmat laadukkaat projektinhallintasovellukset tarjoavat kaikki edellä kuvatut ominaisuudet, kukaan kaksi ei ole täsmälleen samat. Tämä tekee valintaprosessista olennaisen tärkeän osan organisaation menestyksessä. Esimerkiksi suurella yritysyrityksellä on erilaiset tarpeet kuin pienellä käynnistyksellä pienellä joukkueella. Kunkin sovelluksen tarkasteleminen tarkasti ja oikeiden kysymysten esittäminen on avainta.

"Yritysten tulisi ottaa aikaa useiden vaihtoehtojen esittelyyn ennen siirtymistä eteenpäin sekä ottaa huomioon" omaksumisaika ", jotta ryhmä ja asiakkaat tottuvat sovelluksen käyttöön", Magalis sanoi. "Jos työskentelet erittäin teknisellä alalla (kuten tietotekniikka), voi olla kokemusta projektinhallintasovelluksista enemmän kuin muilla aloilla."

Se voi olla hyödyllistä myös niiden erityisten ongelmien tunnistamisessa, joilla tällä hetkellä hallitset projekteja. Tunnistamalla, missä sudenkuopat sijaitsevat - ehkä se jakaa oikea-aikaiset päivitykset asiakkaan kanssa tai ehkä sisäisen viestinnän avulla - voit keskittyä helpommin ohjelmistoihin, jotka tukevat vahvuuksiasi ja tukevat heikkouksiasi. Jokaisella projektinhallintasovelluksella on omat standout-ominaisuutensa, joten on ensisijaisen tärkeää valita yksi, joka täydentää ryhmääsi.

Viimeisenä on avain järjestelmä, jonka voit helposti ottaa käyttöön ja käyttää. Mitä hyötyä on ratkaisu, joka tuo mukanaan turmeltuneen käyttöönoton, joka aiheuttaa päänsärkyä joukkueellesi ja johtaa haitallisiin pyrkimyksiin vain saada se käyttöönsä ja toimimaan? Lisäksi, jos henkilöstösi ei voi oppia käyttämään järjestelmää, se tarjoaa viime kädessä nolla hyötyä. Toteutuksen ja käytön helppouden tulisi olla merkittäviä tekijöitä päätöksenteossa.

"Yrityksen projektihallintajärjestelmän onnistunut toteuttaminen on vaikeaa. Tämä on kulttuurinen, ei työkaluongelma", kertoi projektihallinnan perusteiden johtaja Alan Zucker. "Suurimmalla osalla organisaatioista ei ole johdonmukaisia ja vakiintuneita käytäntöjä projektien hallitsemiseksi ja salkun suorituskyvyn raportointiin. Joten näennäisen yksinkertaiselta, että yrityksellä on vakiona päivä raportointitilaa varten, voidaan lähettää showaveja, koska ihmiset ovat tottuneet ilmoittamaan tilan tietynä päivänä, yleensä heidän toimeenpanoaseman polkumyyntinsä takia."

Oletko valmis valitsemaan projektijohtamisen ratkaisun? Tässä on erittely koko kattavuudestamme:

• Paras projektijohtamisohjelmisto yrityksille 2019
• Paras projektinhallintaohjelmisto pienille joukkueille: Ryhmätyö
• Paras projektinhallintaohjelmisto suurille joukkueille: LiquidPlanner
• Paras ilmainen projektinhallintaohjelmisto: Wrike
• Paras projektihallintaohjelmisto etätyöntekijöille: ZohoProjects
• Paras projektijohtamisohjelma freelancereiden joukkueille: TeamGantt
• Paras ketterä projektinhallintaohjelmisto: Atlassian JIRA