Paras Tekniikka Avustajille

2023 Kirjoittaja: Susan Creighton | [email protected]. Viimeksi muokattu: 2023-11-26 12:32

Tekijä avustajille

Jos olet hallinnollinen avustaja, olet melko paljon työpaikkasi Sveitsin armeijan veitsi. Kerroin on, että ihmiset odottavat sinun käyttävän virheetöntä minuuttia kokousten aikana, ajoittavan ja suunnittelevan tapahtumia, pysyvän satojen sähköpostiviestien päällä, jakavan tietoja toimiston kanssa ja pitävän mielessäsi milloin tahansa miljoona yksityiskohtaa milloin tahansa. Onneksi muistioiden ja Rolodexien päivät ovat takana. Nyt siellä on kymmeniä erinomaisia työkaluja, jotka voivat tehdä päivittäisestä elämästäsi paljon helpompaa.

Nämä ovat 7 suosikkitekniset tuotteemme hallinnollisille avustajille, ja suurin osa niistä on ilmaisia.

Hallitse sosiaalista mediaa: HootSuite

Nykyään monet hallinnolliset avustajat, etenkin pk-yrityksissä työskentelevät, vastaavat sosiaalisen median tilien ylläpidosta. Tietysti, että sen tekeminen kaikkien muiden organisatoristen tehtävien päälle, joiden on tapahduttava, voi olla pelottava, ja seurauksena SMB: n sosiaalinen media kärsii usein. Anna HootSuite, sosiaalisen median hallintaympäristö, jonka avulla voit luoda ja tallentaa sosiaalisen median viestejä ja asettaa ne sitten ajastimeen.

HootSuiten sisällä voit hallita yrityksen Instagram-, Twitter-, Facebook-, Google+- ja LinkedIn-tilejä siirtymättä edestakaisin henkilökohtaiselta tililtäsi yritystilille, mikä voi olla resepti katastrofiin.

HootSuite-ohjelmaan on rakennettu analytiikkaa, joten voit seurata kuinka menestyneet kampanjat ovat olleet ja mitata asiakkaiden sitoutumista. HootSuite tarjoaa ilmaisen kokeilujakson, mutta jopa heidän Pro-tilauksensa on edullinen (19 dollaria kuukaudessa 10 sosiaalisen profiilin tuella).

Hanki kokouksen saatavuus: kun on hyvä

Kun on hyvä, on ollut avustajien tukipilari jo jonkin aikaa, ja vaikka suunnittelusta jää paljon toivomisen varaa, se saa työnsä kuitenkin päätökseen. Kymmenien johtajan ja hallituksen jäsenten kanssa tapaamisen suunnittelu voi olla melkein mahdotonta, kun sinulla ei ole pääsyä kaikkien saatavuuteen.

Kun on Hyvä, luot ilmaisen tilin ja valitset sitten mahdolliset tapaamisajat, jotka toimivat toimeenpanijallesi; Voit valita niin monta tai niin harvaa vaihtoehtoa kuin mahdollista. Tämän jälkeen lähetät kaikille kutsutuille linkin Kaikesta on hyvä. Kun he napsauttavat linkkiä, he näkevät valitsemasi saatavuuden ja napsauttavat heitä käyttäviä aikoja ja päiviä. Kun kaikki ovat vastanneet (mitä voit helposti seurata), voit käydä tulossivullasi ja nähdä, mitkä ajat toimivat eniten ihmisiä.

Aloita loppuun saakka, kun on hyvä on aikavästäjä ja merkittävä stressisäästäjä, kun on kyse aikataulujen järjestämisestä kiireisten ammattilaisten kanssa, ja se on täysin ilmainen.

Jaa matkasuunnitelmat ja ajo-ohjeet: TripIt

Jos sinulla on tehtävä yhden tai useamman avainhenkilön matkahallinta, tunnet jo kuinka monimutkainen on jakaa päivityksiä reittisuunnitelmissa ja pitää kaikki samalla sivulla. TripIt on ilmainen sovellus, joka on yhteensopiva kaikkien mobiililaitteiden kanssa (ja integroituu Concurin kanssa), ja se tekee kaiken vaikean viestinnän puolestasi.

Kun olet tehnyt majoituksia, TripIt luo automaattisesti matkaviestinnän henkilölle ja voit ylläpitää useita reittejä eri ihmisille samanaikaisesti. Jos välität kaikki matkavarmennussähköpostit (hotelli, auto, lento) TripIt-sovellukseen, se järjestää ne automaattisesti yhteen paikkaan, mikä tarkoittaa, että sinä ja matkan suunnittelemasi henkilö pääsevät helposti kaikkiin matkatietoihin.

Voit jopa lisätä reittiohjeita TripIt-reittisuunnitelmaan, joten suunnittelemasi toteutusohjelma voi avata TripIt-palvelun ja nähdä paitsi kaikki heidän lento- ja hotellitiedot, mutta myös reittiohjeet lentokentältä hotellille, hotellilta konferenssikeskukseen jne.

Voit liittyä TripIt-palveluun ilmaiseksi, mutta saatavilla on myös maksettuja versioita.

Hallinnoi sähköpostiasi: Followup.cc

Päivittäin vastaanottamasi sähköpostien lumivyöryn ylläpitäminen on paljon helpompaa, kun käytät Seuraava.cc. Tämä uskomattoman aikasäästölaajennus integroituu postilaatikkoosi ja antaa mahdollisuuden asettaa ajastettuja muistutuksia jokaiselle sähköpostille.

Voit lisätä automaattisen seurannasähköpostin, lähettää sähköpostia määritettyyn päivämäärään ja kellonaikaan, seurata sähköposteja ja vastaanottaa live-ilmoituksia, kun sähköpostit on avattu, tai asettaa seuranta-aikoja tuleville päivämäärille / aikoille.

Followup.cc: n avulla sähköpostilanka ei koskaan liuku halkeamien läpi; itse asiassa tämä työkalu on hieno PR- ja myyntihenkilöstölle, tapahtumakoordinaattoreille ja muille ammattilaisille, jotka harjoittavat paljon liiketoimintaa sähköpostitse. Folowup.cc on 18 dollaria kuukaudessa alkutason tilaukselta, mutta voit kokeilla sitä ilmaiseksi.

Tee muistiinpanoja ja nauhoita ääntä: AudioNote 2

Jos olet toimistosi minuuttipäällikkö, mutta olet kyllästynyt ranteesi kouristukseen maratonkokouksissa, kokeile AudioNote 2: ta. Tätä ilmaista sovellusta käyttävät ammattilaiset ja opiskelijat, ja se on loistava kaappaamaan pikatulen keskusteluja kokousten aikana.

AudioNote 2 antaa sinun tehdä muistiinpanoja tavalliseen tapaan ja linkittää ne sitten nauhoitettuihin äänileikkeisiin. Tämä sovellus katkaisee pitkät tauot automaattisesti, kun kukaan ei puhu, vähentää ilmakehän melua ja tekee äänityksen keskeyttämisen tai lopettamisen helpoksi. Voit tehdä muistiinpanoja näppäimistöllä tai kynällä ja jopa integroida PDF-dioja suoraan muistiinpanoihisi.

Voit viedä muistiinpanosi (varustettuna sulautetulla medialla) tiedostojenjakoalustaan, kuten Dropbox tai iCloud, tai voit lähettää ne sähköpostitse. AudioNote 2 on ilmainen ja Pro-tilaus on 6, 99 dollaria vuodessa.

Jaa tiedostoja: Dropbox

Dropbox on loistava tiedostojen vaihtovaihtoehto SMB: n ja käynnistyksen hallinnollisille avustajille, koska siellä on ilmainen versio, se toimii kaikissa käyttöjärjestelmissä ja on luotettava.

Jos olet tilanteessa, jossa jaat tiedostoja usein yrityksen ulkopuolella olevien ihmisten, kuten asiakkaiden tai sopimustyöntekijöiden kanssa, Dropbox on hyvä vaihtoehto, koska kertoimet ovat, että jakamasi henkilöt tietävät jo, miten se toimii.

Dropboxista on saatavana ilmainen versio (nimeltään Dropbox Basic), mutta jos yrityksesi, josta työskentelet, alkaa kasvattaa Basicia, voit päivittää standardiksi (12, 50 dollaria käyttäjää kohti, kuukaudessa) tai edistyneeseen (20 dollaria käyttäjää kohti, kohti). kuukausi).

Hallitse yhteystietoja: Zoho CRM

Jos osa assistenttityöstänne sisältää asiakaskontaktien hallinnan, on nyt aika siirtää Excel-laskentataulukko ja päivittää tuotteeseen, joka on tarkoitettu lyijyjen seuraamiseen ja asiakastietojen tallentamiseen.

Zoho CRM on rakennettu joukkueille, ja se integroituu saumattomasti muiden yleisesti käytettyjen tuotteiden, kuten Google-sovellusten, WordPressin, MailChimpin ja tietysti koko Zoho-ohjelmistopaketin kanssa. Zoho CRM toimii kaikissa mobiililaitteissa ja helpottaa asiakastietojen päivittämistä, myynnin seuraamista ja kommunikointia. itse asiassa, voit jopa viestiä muille Zoho CRM -käyttäjille sovelluksen sisällä.

Saatavilla on ilmainen versio Zoho CRM: stä (jopa 10 käyttäjälle), mikä on hienoa, jos pystyt vakuuttamaan yrityksesi muita, että ratkaisu (ja tuolloin edullisin CRM) säästää aikaa ja vähentää sekaannusta, mutta siellä on myös maksullinen versio. Tavallinen tilaus alkaa 12 dollaria käyttäjää kohti kuukaudessa (laskutetaan vuosittain) ja Professional-versio maksaa 20 dollaria käyttäjää kohti kuukaudessa (laskutetaan vuosittain).

Lisää lähtölaskentoja

10 Alle 10 dollaria: Parhaat halvat lahjat kansalliselle tekniselle päivälle Labor Day - faktoja amerikkalaisesta työväenluokasta ja työväenliikkeestä Vinkkejä loistavan jatkamisen luomiseen Parhaat Android-sovellukset IT-ammattilaisille 15 hienoa kotiperustaista liikeideaa